Windykacja należności jest jednym z kluczowych obszarów działalności jednostek samorządowych, takich jak TBS (Towarzystwo Budownictwa Społecznego), ZBM (Zakład Budynków Miejskich) czy ZBK (Zakład Budownictwa Komunalnego). Zarządzanie długami jest szczególnie istotne w sektorze mieszkaniowym, gdzie brak skutecznych procedur windykacyjnych może prowadzić do problemów z płynnością finansową. Cyfryzacja windykacji staje się odpowiedzią na wyzwania współczesnych jednostek samorządowych, pozwalając usprawnić procesy administracyjne, ograniczyć koszty i zwiększyć efektywność pracy.
Problem: Wyzwania windykacyjne w ZBM i innych jednostkach sektora mieszkaniowego
Przed wdrożeniem dedykowanego oprogramowania, jednostka sektora mieszkaniowego – ZBM, napotykała na liczne przeszkody, które utrudniały sprawne zarządzanie windykacją należności. Poniżej przedstawiono główne wyzwania, z jakimi zmagała się ta organizacja.
1. Praca z arkuszami Excel — niewystarczające i czasochłonne rozwiązanie
Excel jest popularnym narzędziem do prowadzenia prostych baz danych, jednak jego możliwości są ograniczone w przypadku bardziej złożonych i licznych spraw windykacyjnych. Zarządzanie kilkudziesięcioma, a nawet setkami dłużników za pomocą arkuszy kalkulacyjnych staje się nie tylko uciążliwe, ale także zwiększa ryzyko błędów, które mogą prowadzić do kosztownych opóźnień. Oto główne problemy, które pojawiały się w pracy z arkuszami Excel:
- Brak automatyzacji: Konieczność ręcznego wprowadzania danych oraz aktualizacji terminów spłat i wysokości odsetek zajmowała pracownikom wiele godzin, co obniżało efektywność całego zespołu.
- Ograniczone możliwości analityczne: Brak wbudowanych funkcji analizy danych i generowania raportów sprawiał, że pracownicy musieli przeprowadzać wiele obliczeń ręcznie, co nie tylko wydłużało czas pracy, ale również zwiększało ryzyko popełnienia błędu.
- Problemy z bezpieczeństwem danych: Excel nie zapewnia odpowiednich zabezpieczeń, co w przypadku danych osobowych dłużników mogło prowadzić do naruszeń przepisów RODO. Bezpieczeństwo informacji było zagrożone, zwłaszcza przy większej liczbie osób mających dostęp do plików.
2. Rosnąca liczba spraw i brak centralizacji danych
Wzrost liczby spraw windykacyjnych w ZBM był nieuniknionym efektem rosnącej liczby mieszkańców oraz złożoności zarządzania nieruchomościami. Brak centralnego systemu zarządzania sprawami windykacyjnymi sprawiał, że pracownicy mieli trudności z równoczesnym monitorowaniem kilku spraw jednocześnie. Prowadziło to do problemów, takich jak:
- Konieczność zwiększenia liczby pracowników: Wzrost liczby spraw wymuszał zwiększanie zespołu, co generowało dodatkowe koszty. Większy zespół oznaczał także więcej potrzeb związanych z komunikacją wewnętrzną i wymianą danych.
- Problemy z dostępem do danych w czasie rzeczywistym: Pracownicy często musieli dzielić się dokumentami, co utrudniało równoczesny dostęp do tych samych informacji i mogło powodować konflikty lub utratę danych.
- Trudności w koordynacji: Brak jednego miejsca przechowywania danych ograniczał możliwość szybkiego uzyskania pełnego wglądu w sprawy danego dłużnika, co z kolei opóźniało działania windykacyjne.
3. Kosztowna i nieskuteczna komunikacja z dłużnikami
Przed wdrożeniem nowego systemu, większość działań windykacyjnych opierała się na tradycyjnej, papierowej komunikacji z dłużnikami, co wiązało się z dodatkowymi kosztami i dużymi opóźnieniami. Listy przypominające o zaległych płatnościach docierały do dłużników po kilku dniach, a brak personalizacji wiadomości często powodował, że przypomnienia były ignorowane. Dodatkowe wyzwania to:
- Niski poziom skuteczności: Uniwersalne, formalne pisma nie były wystarczająco perswazyjne, co obniżało skuteczność działań windykacyjnych.
- Brak śladów komunikacyjnych: Tradycyjna forma komunikacji nie dawała pełnej kontroli nad historią kontaktów z dłużnikami, co ograniczało możliwość śledzenia reakcji dłużników na poszczególne wezwania.
4. Problemy z monitorowaniem terminów spłat i naliczaniem odsetek
Kolejnym problemem był brak systematycznego nadzoru nad terminami płatności oraz automatycznego naliczania odsetek. Pracownicy musieli samodzielnie monitorować opóźnienia oraz ręcznie naliczać odsetki, co powodowało:
- Opóźnienia w reakcji na zaległości: Brak automatycznego monitorowania terminów sprawiał, że część zaległości była identyfikowana dopiero po dłuższym czasie.
- Problemy z dokładnością naliczania odsetek: Ręczne obliczenia były podatne na błędy, co mogło prowadzić do strat finansowych lub nieprawidłowych rozliczeń z dłużnikami.
Rozwiązanie: Wdrożenie dedykowanego systemu do windykacji i egzekucji komorniczych
Aby sprostać tym wyzwaniom, ZBM zdecydował się na wdrożenie nowoczesnej aplikacji, która automatyzuje i usprawnia procesy związane z zarządzaniem sprawami windykacyjnymi. Dedykowany system windykacyjny pozwala na kompleksowe zarządzanie całym cyklem windykacyjnym, co przekłada się na oszczędność czasu, redukcję kosztów i wyższy poziom bezpieczeństwa danych.
1. Centralizacja danych i dostępność w czasie rzeczywistym
Nowy system umożliwia przechowywanie wszystkich danych w jednym, centralnym repozytorium, co pozwala pracownikom na dostęp do aktualnych informacji o każdej sprawie windykacyjnej. Kluczowe korzyści wynikające z centralizacji danych obejmują:
- Pełna transparentność spraw windykacyjnych: Pracownicy mają bieżący dostęp do aktualizacji dotyczących spłat, odsetek i komunikacji z dłużnikami, co znacząco usprawnia zarządzanie i minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych informacji.
- Wspólne środowisko pracy: Jedno repozytorium danych pozwala całemu zespołowi na równoczesny dostęp do tych samych dokumentów i danych, co ułatwia współpracę i komunikację wewnętrzną.
- Poprawa wydajności pracy zespołu: Dostęp do danych w czasie rzeczywistym eliminuje potrzebę czasochłonnych aktualizacji w arkuszach i zmniejsza liczbę błędów związanych z kopiowaniem i przenoszeniem danych.
2. Automatyczne przypomnienia i powiadomienia
System automatycznie generuje przypomnienia o nadchodzących terminach płatności i wysyła powiadomienia do dłużników w postaci e-maili lub SMS-ów. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na innych zadaniach, jednocześnie mając pewność, że każda zaległość jest monitorowana i przypominana. Dodatkowe zalety tej funkcji to:
- Oszczędność czasu: Automatyczne przypomnienia znacząco skracają czas potrzebny na komunikację z dłużnikami, co pozwala pracownikom skupić się na innych aspektach zarządzania nieruchomościami.
- Większa skuteczność windykacji: Personalizowane przypomnienia są bardziej skuteczne, ponieważ dłużnicy otrzymują konkretne informacje dotyczące swoich zaległości, co zwiększa ich motywację do spłaty zadłużenia.
3. Zgodność z przepisami RODO
Wprowadzenie nowego systemu przynosi również pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, w tym z RODO, co jest kluczowe w przypadku przetwarzania danych osobowych dłużników. System oferuje funkcje zabezpieczające, takie jak szyfrowanie danych, ograniczenia dostępu oraz monitorowanie aktywności użytkowników.
Efekty wdrożenia: Jakie korzyści osiągnął ZBM?
Po wdrożeniu nowego systemu, ZBM odnotował znaczący wzrost efektywności i oszczędność czasu pracy. Poniżej prezentujemy najważniejsze korzyści, jakie przyniosło wdrożenie systemu:
- Oszczędność czasu i zasobów: Automatyzacja procesów windykacyjnych pozwoliła pracownikom skupić się na innych, bardziej strategicznych zadaniach. Dzięki centralizacji danych i automatycznym przypomnieniom zmniejszyła się liczba zadań związanych z manualnym przetwarzaniem dokumentów.
- Większa kontrola nad sprawami windykacyjnymi: Możliwość śledzenia każdej sprawy w czasie rzeczywistym pozwala na szybsze reagowanie na problemy. Automatyczne naliczanie odsetek i monitorowanie zaległości sprawia, że jednostka może lepiej zarządzać swoimi finansami.
- Redukcja kosztów komunikacji: Przejście na cyfrową formę komunikacji z dłużnikami zmniejszyło wydatki na korespondencję papierową. System umożliwia także personalizację komunikatów, co zwiększa ich skuteczność.
- Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych: Zgodność z RODO to kluczowy element wdrożonego rozwiązania. System dba o bezpieczeństwo danych osobowych, minimalizując ryzyko związane z przetwarzaniem informacji o dłużnikach.
- Lepsza komunikacja w zespole: Pracownicy mają teraz możliwość jednoczesnego dostępu do tych samych dokumentów i danych, co usprawnia przepływ informacji w zespole i eliminuje ryzyko rozbieżności w danych.
Podsumowanie: Sukces wdrożenia jako przykład dla innych jednostek
Wdrożenie systemu windykacyjnego w ZBM to przykład, jak nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować sposób działania jednostek samorządowych zajmujących się zarządzaniem należnościami. Cyfryzacja i automatyzacja procesów windykacyjnych nie tylko usprawnia pracę, ale również zwiększa efektywność finansową, zmniejsza koszty oraz zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.
System windykacyjny, wdrożony w ZBM, stanowi wzorcowy przykład rozwiązania dla ZBM, ZBK, TBS oraz innych jednostek budżetowych, które mierzą się z podobnymi wyzwaniami. Zautomatyzowane przypomnienia, centralizacja danych, oraz możliwość cyfrowej komunikacji z dłużnikami znacząco zwiększają skuteczność działań windykacyjnych, oszczędzając czas i koszty jednostki.
Jeżeli Twoja jednostka samorządowa poszukuje nowoczesnego i efektywnego rozwiązania do obsługi windykacji, skontaktuj się z nami już dziś! Nasze oprogramowanie jest dostosowane do specyficznych potrzeb urzędów, oszczędza czas pracy urzędników i przynosi wymierne korzyści urzędom.
Chciałbyś wdrożyć moduł do obsługi windykacji w Twojej jednostce? Koniecznie się z nami skontaktuj!
